¿Cómo usar la agenda con eficacia?

Hoy en día existen varios tipos de agendas personales para todos los gustos y necesidades. Están las tradicionales agendas de papel que cada año renovamos o bien sustituimos el recambio por uno actualizado, que van desde el tipo cuadernillo en varios tamaños hasta la de elegante diseño en piel multicolor. Luego tenemos las agendas electrónicas, hoy día incorporadas a los teléfonos móviles que podemos sincronizar con la agenda del Outlook de nuestro ordenador personal. Las posibilidades son muchas, por lo que no hay escusa para no encontrar la que más se adapte a tu estilo de vida.

Hay quien se resiste a llevar el control de su agenda porque afirma “llevarlo todo en la cabeza”, lo que por supuesto tendría mucho riesgo si el ritmo de actividades o las responsabilidades se incrementara; y hay quien se niega a controlar su tiempo porque asegura no poder cumplir jamás con lo previsto. Cierto es que pueden surgir imprevistos a lo largo del día que nos impidan cumplir con nuestro programa diario, si eso ocurre muy a menudo el problema puede ser que calculemos mal el tiempo que nos lleva realizar cada acción o que nos propongamos demasiadas actividades en una misma jornada, si es el caso deberemos aprender de los errores cometidos para planificarnos mejor en el futuro. En cualquier caso una agenda debe ser siempre flexible y contener espacios para las cuestiones de última hora que sean inaplazables. Tener planificado nuestro tiempo no significa dejar de ser espontáneos y no poder improvisar. Si te gusta dejarte llevar ¡adelante!, simplemente será necesario reajustar la agenda. Lo bueno de usar una agenda es que podemos revisar las tareas que se nos han quedado en el tintero para reubicarlas según su importancia y/o urgencia. Hay días que al comenzar la jornada salimos de casa cargando una pesada mochila repleta de tareas pendientes de realizar. La tarea de detallar una lista de tareas te libera de ese peso a la vez que te ayuda a definir cuáles son importantes y cuáles son urgentes (ver post de 31/05/09 “¿urgente o importante?”).

Lo habitual es que usemos las agendas únicamente en el entorno laboral, como si lo único que mereciera la pena planificar en nuestra vida fuera el trabajo. Nada más lejos de la realidad. Cuando eso ocurre nos encontramos postergando asuntos personales constantemente, sin encontrar nunca el momento adecuado para ellos, y seguramente también estemos confundiendo nuestras prioridades vitales, sin poder conciliar vida familiar y profesional. Por eso es útil realizar también el ejercicio de de planificar nuestra vida privada en todas nuestras facetas personales (familiar, social…).

Otro error muy común en la gestión personal es la de planificarse día a día. Cuando una eficaz gestión del tiempo requiere ir de lo global a lo particular, proponiéndonos no solamente la ejecución de tareas sino también la consecución de objetivos. Si nos marcamos primeramente las metas a 1 año vista, por cada uno de nuestro roles, y a la vez marcamos los hitos a que nos permitirán alcanzarlos a nivel trimestral primero y mensual después, por último podremos definir claramente las tareas semanales y diarias que nos llevarán a la eficacia personal y a cumplir tu propio plan de acción.